Verslag van de Raad van Commissarissen

Wonen in een betaalbaar en verwarmd huis, dat is voor steeds meer mensen geen vanzelfsprekendheid. Met de inflatie en de hoge energieprijzen, werd de kwetsbaarheid van onze samenleving afgelopen herfst pijnlijk duidelijk. 

De huurders kregen de zwaarste klappen. Ze werden keihard geraakt door iets waar ze geen schuld aan of invloed op hebben. Zo onrechtvaardig. Dan zie je het belang van sociale huisvesting. In een ander land zou een deel van onze huurders in zijn of haar auto slapen, of onder een brug. 

Van oudsher is het in Nederland fantastisch geregeld. Daar moeten we zuinig op zijn. Ook hier wordt de kloof tussen arm en rijk steeds groter. Als corporatie is het juist nu des te belangrijker om te beseffen waar je voor bent. Daarom zijn we elke dag bezig met beschikbaarheid, betaalbaarheid en verduurzaming. Dat was zo en dat blijft zo. Bij de RvC kwamen deze onderwerpen elke vergadering ter sprake.

Onverwachts grote nieuwe plannen

Vanwege de wooncrisis kwam de landelijke politiek vorig jaar onverwachts met grote nieuwe plannen. De verhuurdersheffing werd afgeschaft, maar in ruil daarvoor zijn aan corporaties andere verplichtingen opgelegd. Alle corporaties zijn hier drukdoende mee. De RvC volgt deze ontwikkelingen nauwlettend. We vrezen dat het Rijk de regie overneemt van de echte deskundigen binnen de corporatiesector. Nog voordat de inkt van ‘de afspraken’ is opgedroogd, wordt er aan nieuwe wetgeving gewerkt om de regie op de sector te versterken.

Integrale belangenafweging 

De RvC ziet ook, al jaren, dat de nieuwbouwaantallen in Alphen aan de Rijn in sneller tempo omhoog moeten. Waar we ook maar een vierkante meter zien om sociale huur van te maken, deden en doen we dat. Wel moeten we goede afwegingen kunnen maken. Daarbij hebben we te maken met: een vergunningstelsel, beschikbare grond, een stijgende rente, hoge bouwkosten en minder beschikbaarheid van bouwcapaciteit. Bovendien gaat het ons om meer dan alleen aantallen woningen. Denk ook aan de grote verduurzamingsopgave van het bestaand bezit. Verder is de buurt waarin je opgroeit voor een groot deel bepalend voor de kansen die je in je leven krijgt. Daarom zijn leefbaarheid, veiligheid en de voorzieningen in de openbare ruimte zo belangrijk. Bij de bespreking van de voortgang van de strategie, maar zeker ook bij investeringsvoorstellen, ziet de RvC toe op een integrale belangenafweging. Gelukkig zag de RvC ook in 2022 dat Woonforte en de gemeente hierin als partners samen optrekken. 

Organisatie staat als een huis

Als RvC volgen we ook de organisatie en haar ontwikkelingen. De organisatie staat als een huis en daar ben ik enorm trots op. Tijdens bijeenkomsten bespraken we de organisatieontwikkelingen, het cultuurprogramma en de uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Mooi om te zien dat Woonforte in deze krappe arbeidsmarkt nog steeds goede mensen vindt. Dat is mede te danken aan een capabele bestuurder die wordt gedragen door de organisatie. Dat is een groot goed. Hierdoor kunnen we ons als financieel gezonde organisatie in deze moeilijke tijd handhaven. We hebben een goed gevulde projectenportefeuille met mooie projecten die ertoe doen en daar werken we met elkaar heel hard voor.

Nuttige bijeenkomsten

De RvC sprak regelmatig met verschillende stakeholders, zoals het bestuur van de huurdersorganisatie en de ondernemingsraad. Ook liepen commissarissen individuele stages binnen de organisatie. Zo liep een lid mee met een opzichter en een ander lid bracht een bezoek aan de klantenservice. Verder bezochten commissarissen een bijeenkomst samen met gemeenteraadsleden. Stuk voor stuk nuttige bijeenkomsten, waardoor we goed weten wat er in het werkgebied van Woonforte speelt. 

Een druk jaar 

Voor de RvC was het een druk jaar met veel extra werk. Bovendien deden we het met minder mensen. Eén lid is teruggetreden, een ander lid was vanwege persoonlijke redenen niet meer inzetbaar. Verder hebben we na twee zittingstermijnen afscheid genomen van een ervaren lid van de RvC, dat is de regel. Gelukkig is per januari 2023 een nieuw lid gestart met ervaring in de volkshuisvesting. Nu kunnen we weer op sterkte komen. Want juist nu is onze rol als RvC extra belangrijk. 

Ook komend jaar blijven we onverstoorbaar focussen op onze (toekomstige) huurders in Alphen aan den Rijn. Met een rechte rug nemen we de volle verantwoordelijkheid. Dat was afgelopen jaar de uitdaging en dat blijft in 2023 net zo. 

Eric Kemperman, voorzitter Raad van Commissarissen

De Raad van Commissarissen (RvC) van Woonforte houdt toezicht op het bestuur en de besturing van Stichting Woonforte en is klankbord voor het bestuur. Raad en bestuur werken samen op basis van vertrouwen en empathie, en vanuit het 'no surprise'-beginsel. Dat betekent dat de bestuurder tijdig de raad van alle relevante ontwikkelingen binnen, maar ook buiten de organisatie, op de hoogte houdt. De raad en het bestuur hebben hun visie op besturen en toezichthouden beschreven en vastgelegd in een toezichtvisie.

In de toezichtvisie staan ook de gemeenschappelijke waarden op basis waarvan de leden van de raad en het bestuur met elkaar samenwerken. De Raad van Commissarissen streeft er bij het uitvoeren van het toezicht naar: 

• voortdurend te kijken naar de ontwikkelingen in de samenleving en daarmee in verbinding te zijn;
• kritisch zijn vanuit betrokkenheid en wederzijds vertrouwen, zowel naar elkaar als in het samenspel met de bestuurder;
• ruimte te behouden voor reflectie en tegenspraak, moeilijke gesprekken worden niet gemeden;
• als team te acteren met  onderling respect, loyaliteit en humor;
• bestuur en medewerkers van Woonforte te stimuleren zo goed mogelijk maatschappelijk te presteren, binnen de gestelde kaders en met afweging van eventuele risico’s.

De Raad Commissarissen handelt op basis van de bevoegdheden zoals die zijn opgenomen in de statuten van Woonforte. De Raad is verantwoordelijk voor de benoeming, en het ontslag van het bestuur en stelt de beloning van het bestuur vast. Toetsing van beleid van Woonforte en besluitvorming van de bestuurder vindt plaats op basis van de wettelijke kaders, de interne statuten en reglementen, en het eerder vastgestelde beleid van Woonforte. De Raad van Commissarissen geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken en keurt de opdrachtverlening goed voor de vierjaarlijkse visitatie.

In de statuten is aangegeven voor welke besluiten het bestuur de (voorafgaande) goedkeuring van de Raad van Commissarissen nodig heeft. In het reglement van de Raad van Commissarissen zijn de spelregels voor het toezicht nader uitgewerkt. De statuten, integriteitscode, klokkenluidersregeling, de beschrijving van de governancestructuur, de reglementen van de audit- en selectie- en remuneratiecommissie, het bestuursreglement, het verbindingenstatuut, de samenstelling en het schema van aftreden voor de Raad van Commissarissen, het beloningsbeleid van RvC en bestuur en het jaarverslag met de jaarrekening zijn gepubliceerd op www.woonforte.nl.

Het bestuur en de Raad van Commissarissen van Woonforte onderschrijven de Governancecode Woningcorporaties. De principes en uitwerkingen van deze code worden nageleefd. Raad en bestuur van Woonforte zijn in 2022 niet afgeweken van de code.

De leden van de Raad van Commissarissen voldoen allen aan de eisen van onafhankelijkheid zoals bedoeld in de Governancecode Woningcorporaties. De Raad van Commissarissen als geheel beschouwt zich daarmee eveneens als volstrekt onafhankelijk, zoals bedoeld in de Governancecode.

In 2022 hebben geen transacties plaatsgevonden waarbij tegenstrijdige belangen speelden van leden van de Raad van Commissarissen. Wel is een lid afgetreden vanwege een mogelijk tegenstrijdig belang. Ook ten aanzien van de bestuurder is de Raad van Commissarissen niet gebleken dat tegenstrijdige belangen in het geding waren. Woonforte verstrekt geen leningen dan wel garanties aan leden van de Raad van Commissarissen of aan de bestuurder.

De Bestuurder heeft in 2022 nevenfuncties bekleed waarover zij de Raad heeft geïnformeerd. Dit waren: lid van Raad van Toezicht van perMens, voorzitter van Stichting Vrienden van het CBK (Centrum Beeldende Kunst) en lid Raad van Toezicht van Woon! Amsterdam.

De leden van de Raad van Commissarissen zijn allen lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties. De Raad van Commissarissen streeft naar een evenwichtige spreiding over de leden van de kennis van volkshuisvesting, maatschappelijke ontwikkelingen, politiek-bestuurlijke verhoudingen, financiën, bedrijfsvoering, onroerend goed, projectontwikkeling, juridische zaken, techniek en beheer, ondernemerschap, zorg en welzijn, veiligheid en organisatieontwikkeling. Een onafhankelijke opstelling, aantoonbare adviesvaardigheden en een breed en adequaat netwerk zijn aanvullende vereisten.

De samenstelling van de RvC heeft in 2022 een aantal wijzigingen gekend qua personele invulling en omvang. 

Personele wijzigingen
Allereerst werd mevrouw M.C.J. Schoordijk op 21 januari 2022 benoemd (met juridisch profiel). Een extern bureau heeft de werving begeleid. Het was een openbare werving: advertenties zijn gepubliceerd in landelijke dagbladen, op LinkedIn en op de website van Woonforte. Mevrouw M. Buis was in 2022 langdurig afwezig wegens persoonlijke omstandigheden. Begin 2023 heeft zij besloten zich terug te trekken uit de RvC. De heer F.B. Geers besloot op 29 juni 2022 zich terug te trekken uit de RvC wegens een mogelijk tegenstrijdig belang. Ten slotte eindigde eind 2022 de benoemingstermijn van de heer P.G. de Bois.

Na het plotselinge vertrek van de heer Geers is de RvC een werving voor een nieuwe commissaris gestart en heeft deze afgerond in 2022. Het proces van de openbare werving was dezelfde als bij mevrouw Schoordijk is gevolgd. Bij de werving werd een kandidaat met een vastgoedprofiel gezocht. Mevrouw B. de Maar is per 1 januari 2023 als lid van de RvC van Woonforte. De RvC is van mening dat alle relevante deskundigheden in de Raad vertegenwoordigd zijn. Voor de beschrijving van de achtergronden, expertise, zittingstermijnen en de commissie-samenstellingen wordt verwezen naar Bijlage 1 bij dit verslag. 

Omvang
Begin 2022 bestond de RvC uit zes commissarissen. De RvC besprak begin 2022 het rooster van aftreden van de RvC, inclusief de bijbehorende profielen en de omvang van de RvC. Besloten werd dat een RvC met vijf leden passend is bij de omvang van Woonforte. Daar komt bij dat alle relevante deskundigheden in de RvC aanwezig zijn. Dat betekent dat, na het einde van de benoemingstermijn van de heer P.G. de Bois, er niet een volgende werving voor een nieuw lid is gestart. Eind 2022 bestond de RvC uit vijf leden: drie mannen en twee vrouwen. 

De auditcommissie adviseert de Raad van Commissarissen over zijn (financiële) taak en bereidt de besluitvorming daarover voor. Daaronder vallen (niet limitatief) het toezicht op interne risico- en controlesystemen, naleving van wet- en regelgeving en gedragscodes, informatieverwerving en –verschaffing en contact en toezicht op de externe accountantsdiensten. Daarnaast wordt besluitvorming van de Raad van Commissarissen over investeringen in vastgoed voorbereid. De commissie heeft de werkzaamheden in 2022 volgens de taakopdracht zoals beschreven in het reglement auditcommissie uitgevoerd.

De belangrijkste onderwerpen die in de auditcommissie zijn besproken, zijn de jaarstukken 2021, de begroting 2023, de managementletter van de accountant, het controleplan 2023, het treasuryjaarplan 2023 en een aantal voorgenomen vastgoedinvesteringen.

De remuneratiecommissie gaat over de aanstelling, beoordeling en beloning van de bestuurder en verzorgt de werving en selectie van nieuwe leden van de Raad van Commissarissen. 

De belangrijkste onderwerpen van gesprek in de remuneratiecommissie waren de gewijzigde economische omstandigheden in relatie met de koers en de besturing van Woonforte, stakeholdersmanagement, functioneren en beloning van bestuur en RvC en de werving het nieuwe lid van de Raad van Commissarissen.

Het gehele jaar werd Woonforte geleid door bestuurder M.F. Brewster.  De remuneratiecommissie heeft twee keer formeel vergaderd met de bestuurder. Ook de samenwerking met de raad kwam aan de orde. Het tweede gesprek was tevens het beoordelingsgesprek over het jaar 2022.

De beloning van de bestuurder valt zowel voor 2022 ruim binnen de toepasselijke grenzen van de WNT. De honorering van de leden van de RvC valt eveneens ruim binnen de vigerende wettelijke kaders en staat in het jaarverslag vermeld. Het jaarverslag wordt op de website van de woningcorporatie gepubliceerd.

De zelfevaluatie van de raad heeft plaatsgevonden op 6 oktober 2022. De zelfevaluatie wordt om het jaar door een extern adviseur begeleid: het jaar 2022 was een jaar zonder externe begeleiding. Er is tijdens de zelfevaluatie gesproken over de invulling van de verschillende rollen van de RvC, de samenwerking van de RvC zoals de individuele leden die ervaren en de invloed van de economische ontwikkelingen op Woonforte en de rol van de RvC hierin. 

De RvC sprak over het eigen functioneren, en formuleerde een aantal opvolgingsafspraken over invulling geven aan waarde gedreven toezicht en aandacht geen aan stakeholdersmanagement. De algemene conclusies waren positief.

Toezichthouders

Interne toezichthouders bij woningcorporaties ontwikkelen zich voor een goede uitvoering van hun taak. Zij zien hun toezichthouderschap als een vak, waarvoor ze zich regelmatig bijscholen om effectief te zijn en te blijven, zowel in de praktijk van good governance als in de ontwikkelingen op het gebied van de volkshuisvesting in het algemeen en de volkshuisvestelijke opgave van hun corporatie in het bijzonder.  Hierbij gaat het om het geheel van vakkennis, beroepsvaardigheden en houding en gedrag dat nodig is om de verantwoordelijkheden en taken als interne toezichthouder effectief te kunnen uitvoeren. 

De RvC vindt bijscholing belangrijk om nieuwe kennis op te doen en ontwikkelingen te volgen. Alle leden hebben aan de jaarlijkse PE-verplichting voldaan. Een volledig overzicht staat in Bijlage 1 van dit jaarverslag van de Raad van Commissarissen.

Daarnaast heeft de Raad van Commissarissen in 2022 twee themabijeenkomsten belegd. Onderwerp van de eerste bijeenkomsten was Armoede en Schulden, met als sprekers de voorzitter van de Nationale Cliëntenraad en medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn. De tweede themabijeenkomst ging over de invloed van Nationale Prestatieafspraken op Woonforte en hoe de huidige (prijs)ontwikkelingen van invloed zijn op de ambitie van Woonforte bij duurzaamheid- en vastgoedinvesteringen. Het onderwerp Nationale Prestatieafspraken werd ingeleid door een medewerker van de Woonbond.

Voor de Raad van Commissarissen van Woonforte staat maatschappelijk presteren voorop. Van belang is niet alleen wat we doen en hoe, maar vooral ook de vraag “waarom”? Woonforte is een organisatie met een maatschappelijke opdracht en een volkshuisvestelijk doel. Met de bijbehorende wettelijke en morele verplichtingen. Het bestuur is daar verantwoordelijk voor. De Raad van Commissarissen houdt daar toezicht op. Bestuur en Raad van Commissarissen zijn zich daarvan bewust, hanteren waarden en normen die daarbij passen en geven daarin het goede voorbeeld. Zij beijveren zich voor een bijbehorende effectieve en efficiënte organisatie, met een open cultuur, waarin ruimte is voor reflectie en tegenspraak. In dat licht wordt veel belang gehecht aan contact met en inbreng van de verschillende stakeholders. 

In 2022 is een afvaardiging van de leden van de RvC aanwezig geweest bij een bijeenkomst van de Huurdersorganisatie Groene Hart. Tijdens deze bijeenkomst werd onder andere gesproken over de relatie met het bestuur en de organisatie.

Met de accountant vindt één keer per jaar overleg plaats door de auditcommissie (op basis van het auditplan) en minstens één keer per jaar met de gehele Raad van Commissarissen. Normaliter bij de behandeling van de jaarstukken, waarvan een deel zonder bestuurder. Dat is ook in 2022 gebeurd. 

Jaarlijks vindt een stakeholdersbijeenkomst plaats waarbij de gehele Raad van Commissarissen aanwezig tracht te zijn. Op 10 februari 2022 heeft deze plaatsgevonden. Het thema van deze bijeenkomst was 'Huurders in een kwetsbare situatie'. 

Een afvaardiging van de RvC is bij een workshop 'Werken aan goed wonen' en een excursie geweest voor de nieuwe gemeenteraadsleden van Alphen aan den Rijn. Deze is georganiseerd samen met Habeko wonen, onze collega corporatie in Alphen aan den Rijn. 

De RvC heeft gesproken met de ondernemingsraad (OR), de accountant en de controller. Waarvan één keer in afwezigheid van de bestuurder. Van de overleggen is verslag gedaan aan de voltallige Raad van Commissarissen. 

Controller én manager Financiën en Bedrijfsvoering zijn standaard aanwezig in de vergadering van de RvC.  Zo ook bij de behandeling van respectievelijk de begroting, het jaarplan en het auditplan en van de jaarstukken met de bevindingen van de accountant. Ook waren zij aanwezig bij de bespreking van de managementletter. 

De manager Vastgoed is aanwezig geweest bij vergaderingen met vastgoed gerelateerde onderwerpen van substantiële omvang en de goedkeuring van investeringsbesluiten. Gezien de ontwikkelopgave die uit de portefeuillestrategie van Woonforte voortvloeit, is dit met regelmaat gebeurd. 

De manager Strategie, Vastgoedsturing & Communicatie is aanwezig bij vergaderingen over missie, visie, strategie en portefeuillestrategie. Dat laatste is overigens het hoofdonderwerp bij de jaarlijkse afstemming met het voltallige managementteam van Woonforte. In deze terugkerende strategische sessie worden de Kaderbrief en het bod aan de gemeente behandeld. Het voltallige MT en de bestuurder zijn aanwezig, zodat de leden van de Raad van Commissarissen de gelegenheid hebben deze - formeel en informeel - te horen en te spreken. Gedeeltelijke aanwezigheid van andere (in- en externe) deskundigen geschiedt op basis van behoefte. In 2022 vond deze sessie plaats op 10 juni. 

De Raad van Commissarissen heeft in 2022 vijf keer regulier vergaderd. Een overzicht van de besluiten is opgenomen in bijlage 2.

In 2022 is de auditcommissie vijf keer bijeen geweest. Eén bijeenkomst stond vooral in het teken van de jaarstukken en de bevindingen van de accountant. Een andere bijeenkomst heeft met name in het teken gestaan van de begroting 2023. Andere onderwerpen die veel aandacht hebben gevraagd, zijn het vaststellen en volgen van het interne controleplan, voorgenomen ICT-investeringen en enkele voorgenomen bestuursbesluiten met betrekking tot investeringen in vastgoed.

De remuneratiecommissie is twee keer formeel bijeengeweest. Dit betrof bijeenkomsten met de bestuurder, met onder andere het beoordelingsgesprek. Daarnaast is regelmatig overlegd over de profielen en de werving van de nieuwe commissaris. Ook zijn voorstellen gedaan voor de aanpassing van de bezoldiging en het studiebudget van de RvC.

In de vergaderingen heeft – conform de statuten – de bestuurder de onderdelen over de planning- en control-cyclus ter goedkeuring voorgelegd. Dit betreft de Kaderbrief, het jaarverslag en de jaarrekening, het jaarplan en de begroting 2023, het meerjarenbeleid en de meerjarenbegroting (inclusief een treasury- en risicoparagraaf). Deze zijn vastgesteld en goedgekeurd.

Daarnaast is ieder kwartaal de Balanced Scorecard van Woonforte waarin opgenomen de bedrijfsresultaten over het afgelopen kwartaal en de afwijkingen van begroting en jaarplan, besproken.