Doel 6: Wij zijn een adaptieve, wendbare, efficiënte, toekomstgerichte organisatie met een goede dienstverlening.

Woonforte is een ambitieuze corporatie. De prioriteit ligt bij nieuwbouw, doorstroming op de woningmarkt en het doelmatiger maken van de organisatie. Om deze ambities te kunnen halen, gaan we het SSP (strategische personeelsplanning) 2024 uitwerken.

Handelen in de geest van de bedoeling
Door de basisprocessen meer te standaardiseren, is meer tijd en ruimte om ‘maatwerk’ bij klanten toe te passen waar nodig.

Ontwikkeltraject
We organiseren trainingen voor leidinggevenden, teams en medewerkers individueel over de uitgangspunten van STOER (Samen, Transparant, Open, Eerlijk en Respect).

Hybride werken
Met de uitkomst van een medewerkerstevredenheidsenquête van begin 2022 is een plan uitgewerkt met uitgangspunten voor hybride werken. De combinatie thuiswerken en op kantoor werken is niet meer weg te denken. Daarover hebben we goede afspraken gemaakt zodat de processen optimaal blijven lopen. Daarnaast is veel gedigitaliseerd, zoals digitale ondertekening in huurcontracten, dat we willen behouden.

Wij zorgen dat wij duidelijke afspraken maken en dat wij onze afspraken nakomen. Wij communiceren helder over wat kan en wat we doen.

Het proces van vertrekkende klant en nieuwe klant hebben we gewijzigd met de input van een eerder gehouden klantreis. Er kwam een extra inspectiemoment én een checklist met informatie over het goed achterlaten van de woning bij verhuizing. Meer persoonlijk contact in combinatie met een duidelijke checklist zorgt voor een hogere klanttevredenheid.

Per 1 oktober 2022 zijn we overgestapt naar de regionale klachtencommissie Klachtencommissie Wonen Zuid-Holland (KCWZH). De onafhankelijke klachtencommissie van Woonforte - bestaande uit een aantal leden - heeft veel jaren klachten behandeld met oog voor het huurdersbelang. De leden waren aan het einde van hun zittingstermijn en de vraag was of we nieuwe leden gingen zoeken of dat we konden aansluiten bij een regionale klachtencommissie. Na acceptatie van Woonforte door deze commissie werd de overstap een feit.

Woonforte hecht veel waarde aan de Huurdersorganisatie Groene Hart als vertegenwoordiger van alle huurders en als gesprekspartner.  Onderwerpen die zijn besproken:

Stakeholdersbijeenkomst

De bijeenkomst met stakeholders vond plaats in februari 2022 en was online. We hebben met 70 personen van onze belangrijke partnerorganisaties gesproken over mensen met een kwetsbare eigenschap. In de deelsessies zijn goede gesprekken gevoerd over het uitgaan van wat mensen wel kunnen, het samen leven en het omarmen van mensen met kwetsbaarheid, verbinding leggen tussen professionals en buren, woonvormen creëren die dit ondersteunen en natuurlijk het samenwerken tussen alle professionals. 

In 2022 is de organisatiestructuur onveranderd gebleven. Wel zijn medewerkers uit dienst gegaan en is onder andere een aantal nieuwe leidinggevenden en managers bij ons begonnen. Het organigram ziet er als volgt uit: 

Ontwikkeling leiderschapsontwikkeling en cultuur

O.a. door training, workshops en coaching met intervisie worden competenties en vaardigheden meer ontwikkeld. Het leervermogen en aanpassingsvermogen verbeteren, en vooral het samenwerkingsvermogen, is voor zowel medewerkers als leidinggevenden belangrijk.

Verdere ontwikkeling van de medewerkers

1. trainingen en coaching (in company en individueel) gericht op upgraden vakkennis, vaardigheden en persoonlijke effectiviteit;
2. verbeteren van kennis en kunde over systemen en processen, o.a. opfriscursussen;
3. ontwikkeltraject voor leidinggevenden, teams en collega’s;
4. via diverse webinars aandacht geven aan (lichamelijk en geestelijk) gezond thuiswerken;
5. meer aandacht voor veilig werken: asbestherkenning, omgaan met agressie en herkennen van phishingmails en smishing.

Op een bedrijfsdag in juni hebben alle medewerkers meegewerkt aan het opstellen van de Gouden Klantregels: hoe geef je je collega en de klant een optimale beleving? 

Daarnaast zijn twee plenaire kennisbijeenkomsten georganiseerd voor iedereen: één met het thema Nieuwbouw (wat staat er allemaal op de planning) en één met thema Armoede (over onder andere de samenwerking met gemeente).

Modern werken via Sharepoint
We  lanceerden een nieuw intranet en gingen vanuit fileservers over naar Sharepoint. Dit maakt het samenwerken makkelijker, efficiënter en veiliger. Daarom gaan we volgend jaar het Nieuwe Werken verder implementeren in de organisatie: Sharepoint (werken met cloud-opslag) en het integreren van Sharepoint en Microsoft Teams. Ook stappen we in 2023 over op Tobias-365 en willen we minimaal nog twee processen robotiseren. Zo leggen we de basis voor efficiënt en fijn samenwerken.

Daarnaast is het verbeteren van beveiliging een belangrijk thema (met doorloop naar 2023):

• het invoeren van MFA op alle applicaties en locaties;
• mobiele device management.

SPP 2024
We staan voor grote veranderingen en uitdagingen. Het is belangrijk dat de medewerkers over de juiste competenties en kennis beschikken, nu en in de toekomst.

In 2022 hebben we in delen van het mutatieproces gerobotiseerde procesautomatisering toegepast. Dat maakt het proces efficiënter en minder foutgevoelig. In totaal zijn dertien processen via robotica geautomatiseerd. Dat is veel meer dan de twee die als doelstelling in het Jaarplan 2022 zijn benoemd. 

De datakwaliteit moet beter. Daarom hebben we het proces voor datakwaliteit genormaliseerd. De functioneel beheerders hebben hierin een controlerende rol, elk op hun eigen vakgebied.

Daarnaast zijn we bezig met alle processen opnieuw onder de loep te leggen en de beschrijvingen te actualiseren. Ze worden ook getoetst aan de blauwdruk van het 'three lines'-model. Zie ook hoofdstuk Risico's. In 2022 zijn negen van de veertien processen uitgewerkt en vastgesteld.

Ieder kwartaal hebben we overleg met Habeko wonen om zaken af te stemmen. Daarnaast hebben we overleg gehad rondom de (gemeentelijke) prestatieafspraken. We maken afspraken met elkaar die SMART zijn.

Samen met de andere woningcorporaties in regio Holland Rijnland biedt Woonforte haar vrijkomende huurwoningen aan via het woonruimteverdeelsysteem Huren in Holland Rijnland. We werken binnen de samenwerking samen aan gemeente-overstijgende zaken. We bekijken in dit overleg waar we inkoop gezamenlijk kunnen oppakken.

Binnen dit overleg vindt op bestuurlijk niveau uitwisseling plaats van ervaringen, tips en intervisie en mogelijkheden voor samenwerking. Daarnaast is er tussen controllers en ook tussen P&O-adviseurs regelmatig een uitwisseling van kennis en ervaringen.

We hebben de integriteitscode in 2022 geactualiseerd. Daarnaast besteedden wij aandacht aan integriteit door het jaar heen door onder andere: 

• de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen;
• maatregelen te nemen op het gebied van administratieve organisatie/interne controle, met zowel interne als externe audits;
• tijdens een (2e) bedrijfsdag in september het thema integriteit alle aandacht te geven: integer handelen is voor een corporatiemedewerker heel belangrijk, omdat we zorgvuldig moeten omgaan met het maatschappelijk geld;
• een jaarlijkse rapportage aan het MT, de OR en de RvC;
• op de introductiedag voor nieuwe medewerkers aandacht te hebben voor de integriteitscode.

Er is opnieuw een werkdrukscan uitgevoerd. De resultaten hiervan zijn op bijna alle onderdelen positiever dan de resultaten van het voorjaar van 2021. Een groot deel heeft positiever gescoord op plezier in het werk, minder werkdruk, meer inspraak in het werk en ervaart een prettigere relatie met direct leidinggevende en collega's. Er zijn wel verschillen tussen de afdelingen. 

We organiseren trainingen en coaching (in company en individueel) gericht op het upgraden vakkennis, vaardigheden en persoonlijke effectiviteit. Er waren trainingen over het verduurzamen van bestaande bouw, conceptueel bouwen, ZAV (Zelf Aangebrachte Voorzieningen) en een calamiteitentraining. Daarnaast waren er verdiepende workshops zoals omgaan met agressie, individuele (stress) coaching, persoonlijke effectiviteit  en verzuimworkshops voor leidinggevenden.

We willen het ziekteverzuim verlagen door o.a. te informeren over psychische sociale belasting en actief hulp hierin aan te bieden.